Як оцифрувати трудову книжку і кому для стажу потрібні свідки: розʼяснення від ПФУ
В Україні паперові трудові книжки поступово замінюються цифровими аналогами для обліку пенсійного стажу. Саме тому частині громадян необхідно оцифрувати свої паперові документи до 10 червня.
РБК-Україна розпитало заступницю голови правління Пенсійного фонду України Ірину Ковпашко, як та кому потрібно оцифрувати паперову трудову книжку та що робити, якщо документ було втрачено.
Головне:
- Кому потрібно оцифрувати: тим, хто працював до 1 січня 2004 року.
- Як оцифрувати: завантажити скани трудової книжки на портал Пенсійного фонду.
- Що робити, якщо не встигли: оцифрувати трудову можна буде і після 10 червня.
Чому оцифрування трудової книжки важливе?
Електронна трудова книжка зводить до мінімуму ризик втрати чи пошкодження паперових документів. Усі ваші дані про стаж надійно зберігаються у захищеному цифровому форматі, що гарантує їх наявність під час призначення пенсії.
Кому обов'язково треба оцифрувати трудову книжку?
Подавати скан-копії паперової трудової книжки насамперед варто тим громадянам, які розпочали свою трудову діяльність до 1 січня 2004 року.
Хто повинен займатися оцифруванням - працівник чи роботодавець?
Закон дозволяє робити це обом сторонам. Подати відомості можна через вебпортал електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua):
- Роботодавці можуть завантажити дані через особистий кабінет страхувальника.
- Працівники можуть зробити це самостійно через особистий кабінет застрахованої особи.
Як перевірити, чи оцифрував роботодавець вашу трудову книжку?
Для цього потрібно авторизуватися на вебпорталі ПФУ та зайти в особистий кабінет:
- Оберіть у меню розділ "Електронна трудова книжка".
- У вкладці "Скан-копії трудової книжки" можна перевірити, чи завантажені документи.
- У вкладці "Відцифрована ЕТК" можна ознайомитися з уже готовим результатом оцифрування.
Що потрібно знати про оцифрування трудових книжок (Інфографіка РБК-Україна)
Що робити, якщо ви ФОП? Як підтвердити свій стаж?
Починаючи з 1 січня 2004 року ваш стаж обчислюється автоматично за даними реєстру ПФУ на основі сплачених страхових внесків.
Якщо ж ви працювали до 2004 року, основним документом для підтвердження стажу є трудова книжка. Періоди підприємницької діяльності до 2004 року можна підтвердити:
- Документами про сплату страхових внесків (квитанції, платіжні доручення тощо).
- Свідоцтвом про сплату єдиного податку або спеціальним торговим патентом (якщо ви працювали за спрощеною системою).
- Даними з Реєстру ПФУ.
Як підтвердити стаж, якщо трудова книжка була втрачена чи знищена через війну?
Якщо паперової книжки немає, для підтвердження стажу підійдуть інші документи: довідки з місця роботи, виписки з наказів, особові рахунки, відомості про видачу зарплати, письмові трудові договори тощо.
Якщо підприємство знаходилося на тимчасово окупованих територіях або в зоні бойових дій, і документи були знищені, стаж може бути встановлений на підставі показань не менше двох свідків.
Ці свідки повинні знати вас по спільній роботі та мати власні документи, що підтверджують їхню роботу на цьому підприємстві в той самий період.
Що буде, якщо не встигнули оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026 року?
Хоча 10 червня 2026 року завершується офіційний перехідний період, органи Пенсійного фонду України продовжать приймати та опрацьовувати скановані копії документів. Ви зможете оцифрувати книжку або подати документи для врахування стажу і після цієї дати.