Українці можуть оцифрувати трудову книжку навіть за кордоном: інструкція ПФУ
В Україні продовжується впровадження електронних трудових книжок. До 2026 року всі записи про трудову діяльність працівників повинні бути переведені в цифровий формат. Це можна зробити, перебуваючи за кордоном.
Про це повідомляє РБК-Україна з посиланням на Пенсійний фонд України (ПФУ).
Для чого потрібно оцифровувати трудову книжку
В Україні з 2021 року запроваджено електронну трудову книжку, яка містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни щодо трудової діяльності. Електронна трудова книжка дозволяє зберігати повну історію роботи працівника в електронному вигляді та спрощує підтвердження страхового стажу.
За даними ПФУ, відомості про трудову діяльність до 1 січня 2004 року можна оцифрувати з паперових трудових книжок. Це дає змогу зберегти всі записи про періоди роботи людини в інформаційній системі ПФУ та враховувати їх при обчисленні страхового стажу.
Страховий стаж обчислюється на основі даних системи персоніфікованого обліку. Для періодів роботи до її впровадження використовуються документи, внесені до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, включно з оцифрованими записами з паперових книжок.
Як подати трудову книжку на оцифрування онлайн
Оцифрувати трудову книжку можна навіть перебуваючи за кордоном. Для цього потрібно відсканувати всі сторінки з записами та дотримуватись таких вимог:
- сканкопії мають бути кольоровими та чіткими;
- повні сторінки з текстом, реквізитами, серією і номером, датами, печатками та підписами;
- формати файлів: JPG або PDF, розмір - до 1 МБ, рекомендована якість - 300 dpi.
Покрокова інструкція подання сканів:
- авторизуйтеся на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою КЕП або Дія.Підпису;
- у розділі "Комунікації з ПФУ" оберіть вкладку "Відомості про трудові відносини";
- заповніть інформацію про особу та надайте згоду на обробку персональних даних;
- прикріпіть скановані копії усіх сторінок у хронологічному порядку та натисніть "Підписати та відправити в ПФУ".
Перевірити результати обробки можна у розділі "Мої звернення".
Пенсійний фонд гарантує доступ до сервісів вебпорталу з територій держав, дружніх до України, що дозволяє українцям за кордоном оформити документи без необхідності особистого відвідування.
Оцифрування трудової книжки спрощує підтвердження стажу для нарахування пенсії, усуває ризик втрати паперових документів і дозволяє вести повну електронну історію трудових відносин.
Нагадаємо, ПФУ пояснив правила підтвердження трудового стажу для призначення пенсії. Записи до 2004 року підтверджуються паперовими трудовими книжками, після 2004 року стаж обчислюється автоматично. Українці можуть оцифрувати паперові книжки для електронного обліку до 10 червня 2026 року, але відсутність сканів не призведе до втрати стажу.
Також ми писали, як підтвердити страховий стаж для пенсії в Україні, якщо трудова книжка втрачена або містить помилки. Після 2004 року стаж обчислюється за даними реєстру, до 2004 року - за книжкою або іншими документами, включно з довідками, договорами, свідченнями колег.