Как перевести трудовую книжку в электронный формат: пошаговая инструкция

Что нужно знать об электронных трудовых книжках

Электронные трудовые книжки официально действуют с 10 июня 2021 года. Они призваны упростить учет трудовой деятельности украинцев, минимизировать бумажную бюрократию и обезопасить от потери документов.

Информация из электронной книжки используется для подтверждения страхового стажа, который влияет на право и размер пенсии. После завершения переходного периода в 2026 году бумажная версия станет необязательной, но работник сможет оставить ее для личного хранения.

Кто должен оцифровывать данные

Подать отсканированные копии трудовой книжки могут как работники, так и работодатели через вебпортал Пенсионного фонда Украины:

• работники - через личный кабинет застрахованного лица;
• работодатели - через кабинет страхователя.

После загрузки документов Пенсионный фонд вносит данные в реестр застрахованных лиц.

Какие документы нужны

Для оцифровки необходимо подготовить сканированные цветные копии:

• всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
• документов об образовании;
• военного билета;
• свидетельства о рождении ребенка (для женщин);
• в случае потери трудовой - справок, приказов, выписок или других документов, подтверждающих периоды работы.

Требования к сканам: формат .jpg или .pdf, размер файла - до 1 МБ, разрешение - 300 dpi.

Как проверить, оцифрована ли трудовая книжка уже оцифрована

Проверить наличие электронной книжки можно в кабинете на портале Пенсионного фонда. Авторизация доступна несколькими способами:

• по электронной подписи (КЭП);
• через Bank ID или Mobile ID;
• с помощью Дія.Підпису;
• по логину и паролю после регистрации в ПФУ.

Если в электронной книжке данные только с 2004 года

Это связано с тем, что страховой стаж начал учитываться с 1 января 2004 года. Данные о периодах работы до этой даты можно добавить самостоятельно - достаточно подать скан-копии документов, подтверждающих трудовой стаж.