Как перевести трудовую книжку в электронный формат: пошаговая инструкция
В Украине продолжается процесс перехода на электронные трудовые книжки. Пенсионный фонд напомнил, что до 2026 года все данные о трудовой деятельности должны быть оцифрованы, а бумажные книжки постепенно потеряют юридическую силу.
Об этом рассказывает РБК-Украина со ссылкой на "Дію" и Главное управление Пенсионного фонда Украины в Одесской области.
Что нужно знать об электронных трудовых книжках
Электронные трудовые книжки официально действуют с 10 июня 2021 года. Они призваны упростить учет трудовой деятельности украинцев, минимизировать бумажную бюрократию и обезопасить от потери документов.
Информация из электронной книжки используется для подтверждения страхового стажа, который влияет на право и размер пенсии. После завершения переходного периода в 2026 году бумажная версия станет необязательной, но работник сможет оставить ее для личного хранения.
Кто должен оцифровывать данные
Подать отсканированные копии трудовой книжки могут как работники, так и работодатели через вебпортал Пенсионного фонда Украины:
- работники - через личный кабинет застрахованного лица;
- работодатели - через кабинет страхователя.
После загрузки документов Пенсионный фонд вносит данные в реестр застрахованных лиц.
Какие документы нужны
Для оцифровки необходимо подготовить сканированные цветные копии:
- всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
- документов об образовании;
- военного билета;
- свидетельства о рождении ребенка (для женщин);
- в случае потери трудовой - справок, приказов, выписок или других документов, подтверждающих периоды работы.
Требования к сканам: формат .jpg или .pdf, размер файла - до 1 МБ, разрешение - 300 dpi.
Как проверить, оцифрована ли трудовая книжка уже оцифрована
Проверить наличие электронной книжки можно в кабинете на портале Пенсионного фонда. Авторизация доступна несколькими способами:
- по электронной подписи (КЭП);
- через Bank ID или Mobile ID;
- с помощью Дія.Підпису;
- по логину и паролю после регистрации в ПФУ.
Если в электронной книжке данные только с 2004 года
Это связано с тем, что страховой стаж начал учитываться с 1 января 2004 года. Данные о периодах работы до этой даты можно добавить самостоятельно - достаточно подать скан-копии документов, подтверждающих трудовой стаж.
Ранее РБК-Украина писало, что ПФУ разъяснил, как учитывается трудовой стаж для назначения пенсии. Работа до 2004 года подтверждается записями в бумажной трудовой книжке, а после 2004 года - автоматически через реестр застрахованных лиц. До 10 июня 2026 года украинцы должны оцифровать свои трудовые книжки, чтобы в системе были все данные.
Также мы рассказывали, что украинцы могут быстро получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Пенсионного фонда. Для этого нужно авторизоваться онлайн и подать запрос в несколько кликов.