2 робочі техніки, які допоможуть робити більше потрібних завдань: як вони працюють

Техніка "одного укусу"

Ця техніка вимагає невеликого попереднього планування, але може дійсно допомогти, коли завдання здається складним.

Спочатку напишіть своє завдання - в паперовому чи електронному блокноті. Скажімо, це проведення зустрічі на роботі. Потім розбийте задачу на менші завдання, наприклад, координувати учасників, складати розклад, стежити за технікою та приміщенням для зустрічей, а також відстежувати, що було сказано під час зустрічі.

Продовжуйте розбивати кожне завдання на частини. Наприклад, координація учасників може полягати не лише в розсиланні запрошень за календарем, але й у веденні списків тих, хто прийняв запрошення, а також розсилці нагадування про зустріч кожному.

Розбивати велику задачу на маленькі конкретні дії допомагає виконати все необхідне (ілюстративне фото: Freepik)

Очевидно, що коли ви берете на себе відповідальність за будь-яку справу - як-от організація зустрічі або навіть прибирання квартири - ви знаєте, що це все потрібно зробити. Але якщо ви дивитеся на завдання як на одну велику задачу, замість того, щоб свідомо розбити його на менші обов'язки, ви, швидше за все, будете перевантажені.

Якщо ж розбивати завдання на менші "шматочки" замість того, щоб одразу починати працювати над великим проєктом, це не тільки допоможе вам тримати все під контролем, але й мотивуватиме вас.

Адже коли ви бачитимете, що менші завдання виконуються, ви почуватиметеся задоволеними і готовими продовжувати роботу.

Техніка "Помодоро навпаки"

Розбити завдання на "шматки" недостатньо - потрібно ще й виконати мікрозавдання, а коли їх багато, змусити себе буває важко.

Більш звична техніка підвищення продуктивності, наприклад, метод Помодоро, полягає в роботі протягом 25 хвилин поспіль, а потім п'ятихвилинній перерві.

Проте 25 хвилин здаються занадто великою кількістю часу, коли ви перебуваєте у стресовому стані. Тож радять скористатися методом "Помодоро навпаки", який схожий на його тезку, за винятком того, що змінена тривалість роботи і перерви.

Замість того, щоб працювати 25 хвилин і робити невелику перерву, необхідно працювати 5, а потім зробити велику перерву. Це може здатися контрпродуктивним - працювати 5 хвилин і відпочивати 20 або 25 - але це може бути корисно, якщо вам дійсно важко налаштуватися на завдання.

Зазначають, що це може допомогти зменшити тривогу на початку значного проєкту - тому що, попри відпочинок, за ці п'ять хвилин робота все одно виконується. Зрештою, після того, як ви виконаєте кілька завдань, слід збільшити кількість часу для роботи - і зменшити час на відпочинок.

Максимальну користь допомагає попереднє визначення маленьких завдань-шматочків, а потім виконання по одному завданню за 5 хвилин. Якщо ви недостатньо продуктивні, коли намагаєтесь працювати протягом 25 хвилин поспіль, краще зробити щось, ніж нічого. Як тільки ви почнете робити завдання за списком, у вас з'явиться мотивація.