Використання штучного інтелекту для оптимізації закупівель: досвід менеджера з постачання

Її авторська модель автоматизованого постачання - Unique Sourcing Model (USM) - доводить: цифровізація вже не просто тренд, а дієвий інструмент економії та сталого зростання. Зокрема, "розумні" інструменти, впроваджені в систему постачання, автоматизують аналіз даних, допомагають знаходити надійних підрядників і приймати обґрунтовані рішення на основі опрацьованої інформації. Без чіткої стратегії компанії ризикують втратити найцінніше - час, клієнтів і гроші.

Сучасні виклики у сфері закупівель

Розробляючи власну модель USM, Світлана Крутченко виокремила низку проблем, з якими стикається бізнес у сфері постачання. Насамперед, за словами спеціаліста, без автоматизації тендерні цикли можуть тривати від одного місяця до одного року.

За даними компанії CoreX, у середньому фахівці із закупівель витрачають 2 години 45 хвилин щодня на виконання завдань, пов’язаних із постачанням. І це без урахування часу на підготовку тендерної документації та погодження. Дослідження APQC також підтверджує: після впровадження автоматизації середній час на розміщення замовлення скорочується більш ніж на 30% - з 35 до 24 годин.

Окрім цього, ефективному налагодженню процесу закупівель часто заважає людський фактор. У багатьох компаніях рішення приймаються вручну - на основі суб’єктивних оцінок або через усталені відносини з певними постачальниками. Якщо при цьому в компанії відсутня централізована база даних цін, контрактів та комерційних пропозицій, об’єктивно оцінити учасників і вибрати найкращого постачальника практично неможливо, переконана Світлана.

І, нарешті, опір інноваціям створює довгострокові глобальні бар’єри. Поки великі корпорації активно впроваджують e-sourcing-платформи та інструменти штучного інтелекту, малий і середній бізнес усе ще спирається на ручні процеси, побудовані в Excel. Такий підхід формує своєрідний growth ceiling для компаній малого масштабу, і подолати це вони можуть лише завдяки автоматизації.

Як ШІ змінює функцію закупівель

Штучний інтелект трансформує закупівлі в кількох напрямках одночасно. По-перше, спеціалізовані платформи здатні автоматично обробляти та ранжувати пропозиції постачальників за заданими критеріями - вартістю, якістю, термінами, рівнем ризику тощо.

По-друге, ШІ аналізує ціни та комерційні умови в реальному часі. Те, на що менеджери витратили б тижні, система виконує за лічені хвилини. Показовий приклад - кейс великої мережі ресторанів швидкого харчування, яка залежала від двох постачальників соусу, один з яких базувався у Великій Британії. Після Brexit виникла реальна загроза розриву ланцюга постачань. Завдяки впровадженню ПЗ на основі ШІ компанія змогла швидко проаналізувати ринок, знайти альтернативу та у результаті скоротити витрати на 3,2 млн євро на рік.

Третій напрям - накопичення та обробка історичних даних. Завдяки розумним інструментам, компанії можуть створювати централізовану базу постачальників, зберігати історію заявок і контрактів, формувати шаблони RFP і прискорювати запуск нових тендерів. Саме ці переваги надихнули Світлану Крутченко на створення власного ПЗ, який здатний оптимізувати процес закупівель для бізнесу будь-якого масштабу.

Практичний кейс: розробка та впровадження Unique Sourcing Model

Після запуску понад 100 тендерів в США, Канаді та країнах Східної Європи, Світлана дійшла висновку, що такі процеси потребують автоматизації. Так вона і розпочала розробку унікальної моделі для закупівель маркетингових послуг — програмного забезпечення, орієнтованого на будь-який тип бізнесу зі штатом від 10 до 50+ співробітників.

Ключові функції USM дозволяють:

Вивчати базу даних із понад 100 тисяч постачальників. Модель спирається на базу верифікованих маркетингових підрядників, яка постійно оновлюється, та включає digital-агентства, PR-компанії, продакшн-студії та BTL-операторів у всіх регіонах країни. Такий масштаб дозволяє швидко знаходити потрібних партнерів без необхідності ручного пошуку.

Шукати найбільш вигідні пропозиції за кілька секунд. Алгоритми оцінки та скорингу системи ранжують пропозиції постачальників за вартістю, термінами та відповідністю запиту. Практично миттєво користувач отримує обґрунтований рейтинг постачальників без потреби порівнювати їх вручну.

Економити від 10% до 300% на маркетингових послугах без втрати якості. Перші тести USM від Світлани Крутченко у США зафіксували зменшення витрат компаній на закупівлю маркетингових товарів та послуги від 10% до 300% залежно від категорії та початкового бюджету. Якість постачання не тільки не постраждала, а й покращилася, оскільки процес став більш прозорим і контрольованим на кожному етапі.

Світлана досі продовжує роботу над розробкою USM та її вдосконаленням, але вже на поточному етапі можна відзначити, наскільки ефективним виявилося впровадження ШІ в систему маркетингових закупівель.