Як провести конференцію на 6000 осіб в умовах пандемії - кейс PM GO

Оля Сафіна про майбутнє віртуальних заходів

Оля Сафіна, арт-директор івент-простору PMHUB і один з організаторів онлайн-конференції PM GO 6.0 розповідає про проведення масштабного заходу в інтернеті, ділиться помилками, висновками і розмірковує про майбутнє віртуальних заходів.

У червні цього року ми з командою почали підготовку онлайн-конференції про бізнес, маркетинг, технології і те, як ці сфери змінюються під впливом кризи та пандемії.

Концепція заходу базувалася на кількох принципах. По-перше, ми робимо акцент на якісний контент — хочемо ділитися з людьми дійсно корисною і унікальною інформацією, яка допоможе їм у цей непростий період. По-друге, залучаємо яскравих спікерів та бренди зі всього світу.

Онлайн-конференція на весь день

PM GO з самого початку — це внутрішнє подія для компанії Parimatch Tech. Лише в цьому році воно стало виходити за рамки корпоративного заходу і ставати публічним.

Перший "відкритий" PM GO — PM GO 5.0 — ми провели у квітні цього року. Його можна назвати перехідним: ми зробили закриту внутрішню частину для співробітників компанії і відкриту зовнішню, яка була доступна всім бажаючим. В спікерів були як топ-менеджери компанії, так і українські і світові експерти — співзасновник Monobank, Koto, Smartass Дмитро Дубілет, економіст Деніель Сасскынд, директор з маркетингу в Socialpoint Дмитро Пінчук.

Захід вийшов середнім за тривалістю — близько 4,5 годин — але водночас зібрав аудиторію в 4000 осіб. При цьому рекламна кампанія пройшла за тиждень — ми побачили запит на якісний онлайн-контент. Ми зрозуміли, що готові зробити повноцінний івент на весь день для широкої публіки з топовими спікерами.

До GO 6.0 команда підходила з новою концепцією та ідеями. По-перше, ми збільшили масштаб — до нової конференції привернули 20 спікерів — і приділили просуванню заходу більше часу, близько чотирьох тижнів. По-друге, зберегли тематичну структуру попереднього івенту — доповіді поділялися за сферами: бізнес, спорт, технології, майбутнє — але зробили її більш суворою. Ми підбирали спікерів структуровано, під кожен потік і тему.

Нарешті, нам було важливо зберегти позиції. Тому велику ставку зробили на інтерактив, питання та розіграші, а також запланували перерви з живою музикою.

Що в результаті? Онлайн-конференція зібрала майже 6000 віртуальних гостей з 61 країни світу. З точки зору організації нам вдалося зберегти потік: не було довгих затримок, виступи йшли один за іншим, а якість картинки і звуку були на рівні.

Контент — король

У цілому ми і наші глядачі залишилися задоволені. Нам вдалося досягти початкової мети — провести бізнес-конференцію з елементами шоу в інтернеті. Але онлайн-заходи, як формат, все ще залишається малодослідженими. Компанії, які займаються організацією івентів, тільки намацують правильну формулу — ось які моменти на майбутнє виділили для себе ми.

Вибирайте зручну для аудиторії платформу. PM GO 5.0 ми проводили в YouTube, і з цим не було жодних проблем. Цей майданчик знайомий кожному, і плюс до всього його формат прямих трансляцій передбачає чат, який допомагає користувачеві втягуватися в те, що відбувається на екрані.

В цей же раз ми не могли запустити трансляцію на YouTube через певних домовленостей і обмежень з боку наших спікерів, тому переїхали на Vimeo. Але на жаль, на Vimeo ми не змогли надати користувачу можливості для спілкування. Висновок вийшов трохи банальним, але все одно цінний - треба використовувати ту платформу, яка відповідає вашим цілям і завданням.

Зробіть окремий акцент на залученості — але не переборщіть. Чесно зізнатися, ми тримали в голові це слово протягом всієї підготовки до конференції. Команда розуміла, що людині буде складно дивитися онлайн-конференцію весь день, тому придумала різні форми інтерактиву. І десь ми переборщили, а десь "недокрутили".

З одного боку, не вистачило взаємодії з аудиторією. Розіграші та спілкування були, їх тепло прийняла аудиторія, але подібний інструмент потрібно використовувати частіше. З іншого боку, ми настільки боялися втратити людей по ходу трансляції, що зробили маленькі перерви — їх було буквально три-чотири по півгодини. Нам згодом написали, що брейки повинні бути довше — щоб банально піти поїсти. І ми з цим згодні.

Переконайтеся, що запрошені експерти — хороші спікери. Що стосується експертів, то тут є два фактори. По-перше, деяких спікерів ми залучили більшою мірою через бренд, який вони представляють. І це насправді пастка. Так, великий бренд "продає" конференцію в період реєстрацій. Але потім він її й "типить", якщо спікер не відповідає заявленому рівню.

По-друге, є нюанси і щодо мови доповідей. Ми помітили, що на виступі англомовного спікера, кількість глядачів відразу падала. На мій погляд, це пов'язано з тим, що людині складно сприймати переклад або оригінал іншої мови, коли він не знаходиться фізично на заході. І ми будемо вирішувати цю задачу.

І ще трохи про спікерів. Ми вирішили удосконалити підбір експертів для наступної конференції: тепер команда буде враховувати відразу кілька аспектів — в тому числі яким доповідачем є спікер і якою інформацією може ділитися публічно — та приймати рішення комплексно.

Фізичний контакт — головне

З початку пандемії — і поголовного переходу в онлайн — минуло більше півроку. І за цей час змінилося багато чого — особливо у сфері віртуальних заходів.

По-перше, за моїми відчуттями, люди втомилися від інтернету. Тут все: ділові листування, робочі конференції, навчання, розваги. Відповідно, на онлайн-івенти у людини стає все менше часу і, що головне, бажання. Тому тепер він критично підходить до вибору заходу, до якого приєднатися.

По-друге, конкуренції стало куди більше. В онлайн перейшли як великі гравці — Web Summit, TNW — так і дрібні, аж до окремих спікерів. На тижні, коли ми проводили PM GO 6.0, пройшло ще три масштабних онлайн-заходи — для тієї ж аудиторії, що і у нас. Тому з кожним разом дивувати все складніше.

Наступна конференція PM GO запланована на весну 2021 року. Звичайно, нам би дуже хотілося провести її офлайн, але є велика ймовірність, що готуватися ми знову будемо до віртуального формату. І вже зараз зрозуміло, в яких напрямках будемо мінятися:

Чітка структура. PM GO 6.0 нам вдалося "обкатати" блочний формат заходу, і він спрацював добре. Думаю, крім просування конференції в цілому, потрібно розрекламувати і окремі блоки — про технології, маркетинг, спорт. І не боятися, що люди будуть підключатися тільки на ті потоки, які їм цікаві, а потім йти. Це в будь-якому разі неминуче.

Формат виступів. Ми хочемо відходити від формату доповідей — здається, це не найкращий формат для онлайну. На мій погляд, тут більше спрацюють умовні панельні дискусії — загалом, виступи, засновані на діалозі. Будемо рухатися в цей бік.

Нетворкінг. На останніх двох конференціях ми, на жаль, не дали аудиторії достатньо інструментів для спілкування. Вивчали досвід зарубіжних колег, тестували сервіси на зразок Attendify. Але всі вони не локалізовані, а для нас це не підходить. Швидше за все, виходом стане або власне рішення — додаток або веб-сервіс — чи грамотний розподіл учасників за спеціальними кімнатами з аудіо і відеозв'язком.

Подарунки. Люди люблять подарунки — це аксіома. А в умовах онлайну вони стають відмінним інструментом для того, щоб надати людині той самий фізичний контакт. Нещодавно ми проводили онлайн-хакатон, і важливим емоційним моментом для учасників став саме факт отримання подарунку: ми кожному надіслали коробку з маскою, батончиком, вітамінами, стікер-паком і банкою Red Bull. Думаю, варто запозичити цей досвід. Ініціатива дорога, але після такого людина точно не забуде про захід.

Глобально наша мета — зробити PM GO масштабною оффлайн-конференцією про технологічний бізнес. На першому етапі — на національному рівні, а потім і міжнародному. Чому б, наприклад, не стати окремою зоною — зі своєю тематикою і спікерами — на найважливішому діловому заході Європи Web Summit? Впевнена — нам це під силу.