Как провести конференцию на 6000 человек в условиях пандемии - кейс PM GO

Оля Сафина о будущем виртуальных мероприятий

Оля Сафина, арт-директор ивент-пространства PMHUB и один из организаторов онлайн-конференции PM GO 6.0 рассказывает о проведении масштабного мероприятия в интернете, делится ошибками, выводами и рассуждает о будущем виртуальных мероприятий.

В июне этого года мы с командой начали подготовку онлайн-конференции про бизнес, маркетинг, технологии и то, как эти сферы меняются под влиянием кризиса и пандемии.

Концепция мероприятия базировалась на нескольких принципах. Во-первых, мы делаем акцент на качественный контент — хотим делиться с людьми действительно полезной и уникальной информацией, которая поможет им в этот непростой период. Во-вторых, привлекаем ярких спикеров и бренды со всего мира.

Онлайн-конференция на весь день

PM GO изначально — это внутреннее событие для компании Parimatch Tech. Лишь в этом году оно стало выходить за рамки корпоративного мероприятия и становиться публичным.

Первый "открытый" PM GO — PM GO 5.0 — мы провели в апреле этого года. Его можно назвать переходным: мы сделали закрытую внутреннюю часть для сотрудников компании и открытую внешнюю, которая была доступна всем желающим. В спикерах были как топ-менеджеры компании, так и украинские и мировые эксперты — сооснователь Monobank, Koto, Smartass Дмитрий Дубилет, экономист Дениел Сасскинд, директор по маркетингу в Socialpoint Дмитрий Пинчук.

Мероприятие вышло средним по продолжительности — около 4,5 часов — но в то же время собрало аудиторию в 4000 человек. При этом рекламная кампания прошла за неделю — мы увидели запрос на качественный онлайн-контент. Мы поняли, что готовы сделать полноценный ивент на весь день для широкой публики с топовыми спикерами.

К PM GO 6.0 команда подходила с новой концепцией и идеями. Во-первых, мы увеличили масштаб — к новой конференции привлекли 20 спикеров — и уделили продвижению мероприятия больше времени, около четырех недель. Во-вторых, сохранили тематическую структуру предыдущего ивента — доклады разделялись по сферам: бизнес, спорт, технологии, будущее — но сделали ее более строгой. Мы подбирали спикеров структурировано, под каждый поток и тему.

Наконец, нам было важно сохранить вовлеченность. Поэтому большую ставку сделали на интерактив, вопросы и розыгрыши, а также запланировали перерывы с живой музыкой.

Что в результате? Онлайн-конференция собрала почти 6000 виртуальных гостей из 61 страны мира. С точки зрения организации нам удалось сохранить поток: не было длинных заминок, выступления шли один за другим, а качество картинки и звука было на уровне.

Контент — король

В целом мы и наши зрители остались довольны. Нам удалось добиться изначальной цели — провести бизнес-конференцию с элементами шоу в интернете. Но онлайн-мероприятия, как формат, все еще остается малоизученными. Компании, которые занимаются организацией ивентов, только нащупывают правильную формулу — вот какие моменты на будущее выделили для себя мы.

Выбирайте удобную для аудитории платформу. PM GO 5.0 мы проводили в YouTube, и с этим не было никаких проблем. Эта площадка знакома каждому, и плюс ко всему ее формат прямых трансляций подразумевает чат, который помогает пользователю вовлекаться в происходящее на экране.

В этот же раз мы не могли запустить трансляцию на YouTube из-за определенных договоренностей и ограничений со стороны наших спикеров, поэтому переехали на Vimeo. Но к сожалению, на Vimeo мы не смогли предоставить пользователю возможности для общения. Вывод получился немного банальным, но все равно ценным — надо использовать ту платформу, которая соответствует вашим целям и задачам.

Сделайте отдельный акцент на вовлеченности — но не переборщите. Честно признаться, мы держали в голове это слово на протяжении всей подготовки к конференции. Команда понимала, что человеку будет сложно смотреть онлайн-конференцию весь день, поэтому придумала различные формы интерактива. И где-то мы переборщили, а где-то "недокрутили".

С одной стороны, не хватило взаимодействия с аудиторией. Розыгрыши и общение были, их тепло приняла аудитория, но подобный инструмент нужно использовать чаще. С другой стороны, мы настолько боялись потерять людей по ходу трансляции, что сделали маленькие перерывы — их было буквально три-четыре по полчаса. Нам впоследствии написали, что брейки должны быть дольше — чтобы банально пойти поесть. И мы с этим согласны.

Убедитесь, что приглашенные эксперты — хорошие спикеры. Что касается экспертов, то тут есть два фактора. Во-первых, некоторых спикеров мы привлекли в большей степени из-за бренда, который они представляют. И это, на самом деле, ловушка. Да, крупный бренд "продает" конференцию в период регистраций. Но затем он ее и "топит", если спикер не соответствует заявленному уровню.

Во-вторых, есть нюансы и по поводу языка докладов. Мы заметили, что на выступлении англоязычного спикера, количество зрителей сразу падало. На мой взгляд, это связано с тем, что человеку сложно воспринимать перевод или оригинал другого языка, когда он не находится физически на мероприятии. И мы будем решать эту задачу.

И еще немного о спикерах. Мы решили усовершенствовать подбор экспертов для следующей конференции: теперь команда будет учитывать сразу несколько аспектов — в том числе, каким докладчиком является спикер и какой информацией может делиться публично — и принимать решение комплексно.

Физический контакт — главное

С начала пандемии — и повального перехода в онлайн — прошло больше полугода. И за это время изменилось многое — особенно в сфере виртуальных мероприятий.

Во-первых, по моим ощущениям, люди устали от интернета. Здесь все: деловые переписки, рабочие конференции, обучение, развлечения. Соответственно, на онлайн-ивенты у человека становится все меньше времени и, что главное, желания. Поэтому теперь он критично подходит к выбору мероприятия, к которому присоединиться.

Во-вторых, конкуренции стало куда больше. В онлайн перешли как крупные игроки — Web Summit, TNW — так и мелкие, вплоть до отдельных спикеров. На неделе, когда мы проводили PM GO 6.0, прошло еще три масштабных онлайн-мероприятия — для той же аудитории, что и у нас. Поэтому с каждым разом удивлять все сложнее.

Следующая конференция PM GO запланирована на весну 2021 года. Конечно, нам бы очень хотелось провести ее офлайн, но есть большая вероятность, что готовиться мы снова будем к виртуальному формату. И уже сейчас понятно, в каких направлениях будем меняться:

Четкая структура. В PM GO 6.0 нам удалось "обкатать" блочный формат мероприятия, и он сработал хорошо. Думаю, кроме продвижения конференции в целом, нужно промотировать и отдельные блоки — про технологии, маркетинг, спорт. И не бояться, что люди будут подключаться только на те потоки, которые им интересны — а затем уходить. Это в любом случае неизбежно.

Формат выступлений. Мы хотим отходить от формата докладов — кажется, это не самый подходящий формат для онлайна. На мой взгляд, здесь больше сработают условные панельные дискуссии — в общем, выступления, основанные на диалоге. Будем двигаться в эту сторону.

Нетворкинг. На последних двух конференциях мы, к сожалению, не дали аудитории достаточно инструментов для общения. Изучали опыт зарубежных коллег, тестировали сервисы вроде Attendify. Но все они не локализованы, а для нас это не подходит. Скорее всего, выходом станет либо собственное решение — приложение или веб-сервис — либо грамотное распределение участников по специальным комнатам с аудио- и видеосвязью.

Подарки. Люди любят подарки — это аксиома. А в условиях онлайна они становятся отличным инструментом для того, чтобы предоставить человеку тот самый физический контакт. Недавно мы проводили онлайн-хакатон, и важным эмоциональным моментом для участников стал именно факт получения подарка: мы каждому прислали коробку с маской, батончиком, витаминами, стикер-паком и банкой Red Bull. Думаю, стоит перенять этот опыт. Инициатива дорогая, но после такого человек точно не забудет о мероприятии.

Глобально наша цель — сделать из PM GO масштабную оффлайн-конференцию про технологический бизнес. На первом этапе — на национальном уровне, а затем и международном. Почему бы, например, не стать отдельной зоной — со своей тематикой и спикерами — на самом важном деловом мероприятии Европы Web Summit? Уверена — нам это по силам.