Кабінет міністрів України постановою № 177 "Питання системи обліку публічної інформації" від 21 листопада 2011 р. затвердив положення про систему обліку публічної інформації та постановив у тримісячний строк забезпечити створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації та доступ до неї. Відповідна постанова опублікована у виданні "Урядовий курєр" від 23 грудня 2011 р.
Положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування і ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що перебувають у суб'єктів владних повноважень.
Відповідно до положень, система обліку публічної інформації - це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які перебувають у суб'єкта владних повноважень.
Адміністратором системи обліку є суб'єкт владних повноважень, що забезпечує її створення, функціонування та ведення в межах своїх повноважень. Він забезпечує: реєстрацію документів, стабільну роботу системи обліку, оприлюднення системи обліку на офіційному веб-сайті, а в разі його відсутності - в інший прийнятний спосіб, надання доступу до системи обліку за запитами, здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку, можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку.
Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову картку таких відомостей про документи в електронному вигляді: номер облікової картки, назва, номер, дата створення та надходження документа, документа, джерело інформації (автор, відповідний підрозділ), передбачена законом підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом, строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом), галузь, ключові слова, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіозаписи тощо), вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи), проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо), форма та місце зберігання документа.
Система обліку ведеться державною мовою. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати.
Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
Захист інформації в системі обліку здійснюється шляхом створення комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.