Организация домашнего бэк-офиса стала популярней
Сегодня каждый из нас пользуется весьма широким спектром финансовых услуг, что оборачивается накоплением дома кип документов. Счета за коммунальные услуги, как правило, лежат вперемешку с депозитными и кредитными договорами, гарантийные талоны и чеки на приобретенные товары попадают между страниц договоров на обслуживание дебетовых и кредитных банковских карт, страховые полисы и соглашения теряются в нужный момент среди массы прочих бумаг... Поток документов неисчерпаем, и чтобы ориентироваться в нем, нужен правильный подход к их систематизации и учету. Наши рекомендации позволят вам организовать на дому эффективный бэк-офис и рационально хранить частные финансовые документы.
Итак, в первую очередь следует извлечь из всех ящиков и закоулков дома накопившиеся документы и провести их инвентаризацию. В процессе первичной сортировки ненужные бумаги оправляют прямиком в урну, а судьбой документов, подлежащих более тщательному рассмотрению, следует заняться позднее.
Второй этап предусматривает разнесение документов, подлежащих хранению, по категориям: финансовые документы – в одну стопку, коммунальные счета – в другую, гарантийные талоны с чеками – в третью и т.д. Разбивка документов по группам облегчит вам в будущем поиск понадобившихся бумаг.
Дабы отобранные документы вновь не смешались, сразу раскладываем их в отдельные файлы и отправляем в подготовленные папки. Чтобы легче было ориентироваться, следует выбрать для конкретных групп документов папки разного цвета, дополнительно пометив их идентифицирующей надписью: «Кредитные соглашения», «Счета за коммунальные услуги», «Страховые полисы» и т.п.
На третьем этапе вам предстоит разложить бумаги в каждой из папок в алфавитном порядке, исходя из наименования отдельного документа. Тут вам понадобятся цветные стикеры – ими помечают, к какой букве алфавита относится содержимое отдельного файла.
Желательно разместить в алфавитном порядке и папки с помещенными в них файлами с документами. Хранить папки с документами следует в шкафу или на полке, оснащенной стеклянными или деревянными дверцами, иначе постепенно они будут накапливать оседающую пыль.
Четвертый этап требует технического подхода, особенно если у вас в доме имеется компьютер. Наличие ПК позволит вам избавиться от массы бумажных документов путем их перевода в электронный вид. Если некоторые виды услуг вы оплачиваете в интерактивном режиме – это еще удобнее. В таком случае вы можете отправлять в мусор бумажные счета, а электронные копии подтверждений об оплате услуг архивировать на флэшке или диске.
Если вам потребовалось взять из какой-то папки документ, не ленитесь проводить каждый раз оперативную ревизию содержимого папки. Нередко и короткого временного промежутка достаточно, чтобы казавшийся нужным документ утратил силу и целесообразность хранения. Устаревшие документы накапливать не стоит – они будут только вносить путаницу в ваш архив. Если вместо договора хранения депозитного вклада с истекшим сроком вы заключили новый, то старый документ можно выбросить. Не следует накапливать и недействительные пластиковые карты. Примерно раз в квартал стоит проводить серьезную инвентаризацию папок с документами.
Особого подхода при хранении требуют наиболее важные документы. Им следует определить место в огнестойком или офисном сейфе. Если у вас дома сейфа нет, то для хранения наиболее ценных бумаг можно арендовать банковскую ячейку. Часто необходим регулярный доступ к важным документам. В таком случае, чтобы постоянно не бегать в банк, с них можно снять копии, которые будут храниться дома в тематических папках.
